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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DELLE PERSONE FISICHE
Il presente documento è redatto in conformità agli Articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27-04-2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, recepito in Italia per effetto del D.Lgs. 101/2018, emanato a seguito di L.D. 163/2017, nonché s.m. e i. .
I Tre Bacili S.r.l. (in seguito Tre Bacili, Organizzazione), in qualità di Titolare del trattamento (in seguito anche Titolare), si pone come obiettivo principale il rispetto delle normative applicabili in materia di protezione dei dati personali e, per questo motivo, assicura gli adempimenti necessari per il suo corretto adeguamento al Regolamento (UE) 2016/679 in materia (in seguito anche GDPR).
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dati personali c.d. comuni (in precedenza e in seguito dati) è finalizzato unicamente all'esecuzione:
- dei servizi turistico ricettivi cui l'Ospite ha chiesto e ha aderito, ovvero all'esecuzione delle misure precontrattuali adottate o del contratto di cui l'Interessato (ovvero l'Alloggiato o l'Ospite) è parte
- del soggiorno, ovvero dell'impiego di badge per il controllo accessi nelle aree comuni e nella camera assegnata all'Interessato
- della comunicazione giornaliera alla questura territorialmente competente dell'Interessato e delle sue c.d. generalità
- delle statistiche giornaliere e periodiche per la misura della soddisfazione e comprensione delle esigenze dell'Interessato, attuali e potenziali, con lo scopo di migliorare le offerte dei servizi turistico ricettivi
- della video sorveglianza per la protezione delle proprietà, nonché per la protezione e incolumità degli Interessati
- dell'invio di informazioni sui servizi turistico ricettivi a carattere divulgativo
- della pubblicazione di registrazioni audio e video a carattere divulgativo
- dell'accesso alla Wi-Fi, della navigazione sul sito del Titolare e di terze parti, nonché dell'utilizzo di plugin di terze parti.
L'Organizzazione non prevede il trattamento di categorie particolari di dati personali (c.d. sensibili).
Per il punto 1 vedere anche successivo § "Gestione del modulo di contatto".
Per il punto 2 vedere anche successivo § "Gestione del controllo accessi".
Per il punto 5 vedere anche successivo § "Gestione videosorveglianza".
Per il punto 8 vedere anche successivo § "Gestione Wi-Fi, cookie e plugin".
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento è realizzato attraverso operazioni, effettuate con o senza l'ausilio di strumenti elettronici, consistenti nella raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, blocco, comunicazione cancellazione e distruzione dei dati. Il trattamento è svolto dal Titolare e dagli incaricati espressamente autorizzati dal Titolare.
Il Titolare non trattiene originale del documento di riconoscimento dell'Interessato.
I dati saranno trattati da personale interno o esterno del Titolare deputato al perseguimento delle attività al § "Finalità del trattamento dei dati". Dette risorse sono state designate come Incaricati o Responsabili esterni del trattamento e hanno ricevuto, al riguardo, adeguate istruzioni operative.
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI
La base giuridica che autorizza legalmente il Titolare al trattamento dei dati nelle attività al § "Finalità del trattamento dei dati" è per i:
- Punti 1, 2, 3, 4 e 5, la normativa e/o la regolamentazione comunitaria, la legislazione nazionale, ovvero gli obblighi che lo stesso Titolare ha per adempiere all'applicazione dell'accordo di Shengen e in materia di servizi turistico ricettivi, di pubblica sicurezza, di controllo e allarme per la sicurezza dell'Interessato nell'area bagnanti
- Punti 6, 7 e 8, sono l'interesse legittimo del Titolare di promuovere le offerte dei servizi turistico ricettivi.
La base giuridica è raccolta nel Registro dei trattamenti, disponibile per consultazione c/o la sede del Titolare.
CONSENSO, CONFERIMENTO O RIFIUTO DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il conferimento dei dati è indispensabile per lo svolgimento delle attività di cui ai Punti 1, 2, 3, 4 e 5 del § "Finalità del trattamento dei dati"; per esse il trattamento è lecito per i predetti obblighi cui è soggetto il Titolare. Il Titolare chiede il consenso all'Interessato quale evidenza di informazione e che lo stesso lo presta liberamente.
L'eventuale mancato consenso e rifiuto dell'Interessato al trattamento dei dati per le attività di cui ai Punti 2 e 5 del § "Finalità del trattamento dei dati", comporta l'impossibilità per l'Interessato di accedere in modo lecito alla sede operativa del Titolare.
L'eventuale mancato consenso e rifiuto dell'Interessato al trattamento dei dati per le attività di cui ai Punti 6, 7 e 8 del § "Finalità del trattamento dei dati", comporta l'impossibilità del Titolare di eseguire quanto ai suddetti Punti.
COMUNICAZIONE DEI DATI
I dati possono venire a conoscenza esclusivamente agli incaricati del trattamento e possono essere comunicati, per le attività di cui al § "Finalità del trattamento dei dati", ad Autorità o Enti di controllo pubblici o privati, collaboratori esterni, domiciliatari, controparti e loro difensori, a eventuali arbitri e, in generale, a tutti i soggetti i quali la comunicazione è necessaria per il corretto espletamento del servizio richiesto e per adempiere all'attività del suddetto §.
TRASFERIMENTO DEI DATI ALL'ESTERO
I dati possono essere trasferiti verso paesi dell'Unione Europea o verso paesi terzi rispetto a quelli dell'Unione Europea o a una organizzazione internazionale, per adempiere all'attività di cui al § "Finalità del trattamento dei dati".
Sarà comunicato all'Interessato se esista o meno una decisione di adeguatezza dell'Unione Europea.
CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati sono conservati per il periodo minimo richiesto dalla normativa vigente di cui al § "Base giuridica del trattamento dei dati" e non superiore a quello necessario per adempiere agli obblighi o alle attività di cui al § "Finalità del trattamento dei dati".
DIRITTI DELL'INTERESSATO
L'Interessato ha diritto di esercitare il:
- Diritto di accesso, per conoscere quali dati siano trattati e tutte le informazioni relative al trattamento
- Diritto di rettifica, per poter richiedere la modifica dei dati, poiché inesatti, incompleti od obsoleti, senza ingiustificato ritardo, anche fornendo una dichiarazione integrativa
- Diritto alla portabilità, per ottenere copia dei dati che vengono trattati, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, al fine di facilitare un eventuale trasferimento dei dati verso un Titolare diverso dall'Organizzazione
- Diritto di limitazione del trattamento, per poter limitare il trattamento dei dati, a condizione che ricorra una delle ipotesi previste dalla disciplina applicabile
- Diritto all'oblio, per richiedere la cancellazione dati, senza ingiustificato ritardo, a condizione che ricorra una delle ipotesi previste dalla disciplina applicabile
- Diritto di opposizione, per richiedere la cessazione del trattamento dei dati (es.: cessazione comunicazioni commerciali)
- Diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo, per promuovere eventuali segnalazioni, reclami o ricorsi al Garante per la Protezione dei Dati Personali
GESTIONE DEL MODULO DI CONTATTO
Il Titolare, per quanto non espresso qui sopra, rimanda alla relativa sezione per la gestione del Modulo di Contatto.
GESTIONE DEL CONTROLLO ACCESSI
Il Titolare, per quanto non espresso qui sopra, rimanda alla relativa sezione per la gestione del Controllo Accessi.
GESTIONE VIDEOSORVEGLIANZA
Il Titolare, per quanto non espresso qui sopra e oltre a quanto indicato nei Cartelli informativi installati nella sede operativa, rimanda alla relativa sezione per la gestione delle Immagini.
GESTIONE Wi-Fi, COOKIE E PLUGIN
Il Titolare, per quanto non espresso qui sopra, rimanda alla relativa sezione per la gestione della Rete WiFi, di cookie e plugin social network.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento è I Tre Bacili S.r.l., con sede legale in Via Francesco de Mura 40, I-73100 Lecce (LE) e con sede operativa in Via Congregazione, 31, 25 e 50, I-73039 Spongano (LE).
MODULO DI CONTATTO
Questo sito ha installato un modulo di contatto informatico con il quale l'Utente può richiedere informazioni al Titolare in merito ai servizi offerti. Con la compilazione dello stesso, l'interessato fornisce e il Titolare raccoglie con l'Applicazione dati personali quali nome, cognome, e-mail, cookie (vedere anche successivo § Cookie) dati di utilizzo.
Il trattamento è coerente con quanto espresso nella suddetta Informativa.
CONTROLLO ACCESSI
Il Titolare, nella propria sede operativa di Via Congregazione, 31, 25 e 50, I-73039 Spongano (LE), ha installato, attivato e manutiene un sistema integrato di software e apparati elettronici e badge, braccialetti, mobile-key o tag (in precedenza e in seguito anche e solo badge) per svolgere un'attività di controllo degli accessi sui varchi controllati.
I dati raccolti comprendono nome, cognome e codice identificativo abbinato alla camera assegnata nel periodo di soggiorno, ovvero dette informazioni sono trattate per la generazione e l'attivazione delle chiavi di accesso e per il riconoscimento dell'Ospite al momento del transito sui varchi controllati.
Il suddetto trattamento può essere effettuato manualmente e/o attraverso modalità automatizzate atte a memorizzarli, elaborarli e trasmetterli, conservarli per tutto il tempo necessario al perseguimento delle loro finalità (e comunque non oltre 13 mesi) e avviene mediante misure tecniche e organizzative adeguate.
VIDEOSORVEGLIANZA
Finalità delle immagini
Il Titolare, nella propria sede operativa di Via Congregazione, 31, 25 e 50, I-73039 Spongano (LE), ha installato, attivato e manutiene un sistema integrato di videocitofoni e di videosorveglianza (in seguito apparecchiatura/e) con la finalità di proteggere il patrimonio aziendale, i beni di proprietà e le persone ospitate nelle aree comuni, ovvero a prevenire comportamenti illeciti o fraudolenti.
Le apparecchiature sono volte a riprendere, con o senza registrazione delle immagini, aree esterne agli immobili e alle aree di parcheggio (perimetrali, aree comuni come giardini, corti e cortili, terrazze, ecc., nonché uscite di emergenza), ma non gli interni delle camere per gli ospiti o le postazioni di lavoro del personale.
Tra le apparecchiature si evidenzia la telecamera orientata allo specchio d'acqua della piscina con specifica funzione di sistema alternativo di controllo e allarme in grado di garantire la sicurezza dei bagnanti.
Base giuridica trattamento delle immagini
Il trattamento delle immagini è lecita in quanto funzionale alla protezione della proprietà, rispettosa degli obblighi di legge e delle disposizioni del Garante e, nello specifico, del Provvedimento generale del 08-04-2010 e s.m.i. .
L'attività in oggetto è effettuata nel c.d. principio di proporzionalità delle modalità di ripresa con telecamere fisse ad ottica varifocale dotate di zoom ottico e dislocazione lungo il perimetro degli immobili e nelle aree comuni interne a essi (es.: aree esterne agli immobili e alle aree di parcheggio), nonché del trattamento di immagini non eccedenti le finalità perseguite e suddette.
Il sistema integrato di videocitofoni e di videosorveglianza in oggetto non è soggetto a verifica preliminare o notifica alle Autorità competenti in materia, in quanto le immagini sono esclusivamente coerenti con le suddette finalità e trattate temporaneamente.
Informazione all'Interessato del Trattamento delle immagini
Le persone ospitate nella predetta sede operativa (per pernottamento o per la somministrazione di alimenti e bevande) o di passaggio nelle predette aree esterne di parcheggio sono informate che stanno per accedere a zone videosorvegliate mediante uno o più Cartelli informativi posti prima del raggio di azione o nelle immediate vicinanze delle apparecchiature.
Il Titolare e gli Incaricati sono formati e possono fornire anche oralmente a chi ne faccia richiesta la presente informativa.
Il sistema integrato di videocitofoni e di videosorveglianza in oggetto, qualora collegato alle forze di polizia, è reso noto all'Interessato mediante i predetti Cartelli informativi.
Gestione del sistema integrato
La sede operativa è protetta da un impianto antintrusione e di controllo accessi.
Gli apparati hardware e i software di programmazione sono conservati all'interno di armadiature adeguate allo scopo e protette da chiavi elettroniche.
Le apparecchiature sono installate ad adeguate altezze al fine di essere sufficientemente preservate da atti vandalici, idonee e protette dagli agenti atmosferici e non sono predisposte alla visualizzazione o conservazione delle immagini.
Le apparecchiature e gli apparati hardware sono collegati via cavo (generalmente interrati o inseriti nelle murature) e non per connessioni wireless (es.: Wi-Fi, Gprs).
I terminali e i dispositivi portatili dotati di schermi per la visualizzazione delle immagini sono protetti da idonei sistemi di accesso (ovvero credenziali di autenticazione).
Trattamento delle immagini
Il trattamento delle immagini è effettuato con modalità tali da limitare l'angolo della visuale all'area effettivamente da proteggere, evitando/nascondendo, per quanto possibile, la ripresa di luoghi circostanti e di particolari che non risultano rilevanti alle suddette finalità.
La trasmissione delle immagini dai punti di ripresa agli apparati avviene via cavo e non per connessioni wireless (es.: Wi-Fi, Gprs).
Le immagini non sono mai riprese e registrate associando le stesse ai dati personali dell'Interessato.
Le immagini sono:
- raccolte e accessibili al momento del solo uso nel caso di videocitofono, per aprire o meno le porte o i cancelli di ingresso agli immobili e alle aree di parcheggio
- raccolte, accessibili e conservate nel caso di telecamere, con l'obiettivo di prevenirne distruzione, perdita (anche accidentale), ecc.
- raccolte, accessibili e conservate nei predetti apparati hardware, con l'obiettivo di prevenirne distruzione, perdita (anche accidentale), ecc.
- visibili costantemente sui predetti schermi
- protette da idonei sistemi di accesso (ovvero credenziali di autenticazione)
- protette da trattamento non autorizzato (ovvero da criptografia)
- conservate con questi limiti:
- 24 ore successive alla ripresa dalle telecamere
- oltre 24 ore in occasione di festività o periodi di chiusura, ovvero per necessità (es.: a seguito della rilevazione di comportamenti illeciti o fraudolenti), ma comunque al di sotto della settimana,
- secondo quanto disposto dalle autorità giudiziarie o delle forze di polizia, vigili del fuoco, ecc. .
Successivamente ai suddetti termini temporali le immagini sono automaticamente e integralmente cancellate, senza possibilità di poter essere recuperate o riutilizzate.
Le immagini possono essere visibili, trasmesse e/o messe a disposizione delle forze di polizia.
Responsabile e Incaricati al trattamento
Tutto il personale coinvolto dalla gestione delle apparecchiature hanno proprie credenziali di autenticazione (user id e password dedicate al Titolare, agli Incaricati interni ed esterni) e che, a seconda dei compiti assegnati, possono effettuare le operazioni di propria competenza.
- Responsabile
Per quanto attiene le apparecchiature, egli può accendere o spegnere l'intero sistema integrato, ma non modificare le impostazioni a eccezione dell'esclusione delle apparecchiature non correttamente funzionanti che potrebbero rendere inefficace la restante parte del sistema integrato.
Per quanto attiene le immagini, egli le può visionare, in sincronia con la ripresa e in differita, ma non le può cancellare o duplicare.
- Incaricato all'accoglienza
Per quanto attiene le apparecchiature, egli può effettuare alcuna operazione, salvo autorizzazione e abilitazione registrata dal Responsabile.
Per quanto attiene le immagini, egli le può visionare, solo in sincronia con la ripresa, ma non può effettuare operazioni di cancellazione e duplicazione delle immagini.
- Incaricato all'installazione e manutenzione
Per quanto attiene le apparecchiature, egli può eseguire, in loco o da centro di assistenza, tutte le operazioni di installazione, manutenzione ordinaria o straordinaria sull'intero sistema integrato, ivi inclusi l'accensione, il settaggio (es.: spostamento angolo visuale, modificare lo zoom), il collaudo iniziale e successivo, e lo spegnimento.
Per quanto attiene le immagini, egli oltre a quanto strettamente necessario nelle predette fasi e solo in sincronia con la ripresa in assenza di eventuali Interessati, può accedere alle immagini in presenza in loco o da remoto dei soggetti dotati di credenziali di autenticazione abilitate alla visualizzazione delle immagini.
